Conectar DataScope con Power Automate

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Esta guía explica cómo habilitar la integración de DataScope en Power Automate para automatizar tu operación en terreno: disparar flujos cuando se completa un formulario, cuando se genera un documento, cuando se asigna una tarea o cuando se registra un ticket.

Antes de empezar

Necesitas:

• Una licencia de Power Automate que habilite conectores personalizados. Si no estás seguro, consúltalo con el administrador de tu tenant de Microsoft.
• Permisos para crear conectores en el entorno de Power Automate donde vas a trabajar.
• Tu API Key de DataScope. La obtienes desde app.mydatascope.com/integrations, en la sección Integraciones de tu cuenta.
• El archivo apiDefinition.swagger.json que te entregamos junto con esta guía.

Paso 1: crear el conector

1. Entra a make.powerautomate.com e inicia sesión.
2. Selecciona el entorno donde quieres crear el conector, arriba a la derecha.
3. En el menú lateral, abre Más y luego Descubrir todo.
4. Selecciona Conectores personalizados.
5. Haz clic en Nuevo conector y elige Importar un archivo de OpenAPI.
6. Escribe un nombre para el conector, por ejemplo DataScope, selecciona el archivo apiDefinition.swagger.json y continúa.

Paso 2: revisar la configuración general

El archivo ya trae configurado el host, la ruta base y la descripción, así que no necesitas modificar nada en esta pantalla.

Si quieres que el conector muestre el logo de DataScope, descarga el ícono de DataScope (PNG) y súbelo en el campo de ícono, luego define el color de fondo. Es opcional y solo afecta la apariencia.

Paso 3: configurar la autenticación

El archivo ya declara el tipo de autenticación. Verifica que la pantalla de seguridad muestre:

• Tipo de autenticación: Clave de API
• Nombre del parámetro: Authorization
• Ubicación: Encabezado

Continúa hasta el final del asistente y selecciona Crear conector.

Paso 4: crear la conexión

Al usar el conector por primera vez en un flujo, Power Automate te pedirá una conexión. Pega ahí tu API Key de DataScope.

Cada usuario que arme flujos necesita crear su propia conexión con la API Key de su cuenta.

Actualizar a una versión más nueva del conector

Cuando publicamos una versión nueva de apiDefinition.swagger.json (por ejemplo, para agregar un disparador o corregir un campo), no necesitas crear un conector nuevo — actualizas el que ya existe:

1. En make.powerautomate.com, ve a Datos > Conectores personalizados.
2. Abre el conector de DataScope, luego abre su editor de Swagger (o vuelve a importar el archivo desde la pestaña General, según la versión del portal en la que estés).
3. Reemplaza la definición con el archivo nuevo y selecciona Actualizar conector.

Algunas cosas que vale la pena saber antes de hacer esto:

• Esto actualiza el conector para todos en el entorno, no solo para ti — no es algo acotado a un solo flujo.
• Los disparadores ya configurados siguen funcionando mientras su operación subyacente no haya cambiado. Los disparadores nuevos quedan disponibles para agregar a flujos; los que ya existen no se agregan ni se quitan automáticamente de los flujos que ya los usan.
• Revisa el ícono, el color de fondo y la configuración de autenticación después de actualizar. La documentación de Microsoft no confirma explícitamente si volver a importar un archivo siempre preserva eso, así que trátalo como "verifica, no asumas" en vez de algo garantizado.
• Si el disparador de un flujo deja de comportarse como esperas después de una actualización, elimina y vuelve a crear la conexión de ese disparador en el flujo afectado. La propia guía de Microsoft para actualizar la definición de un conector personalizado recomienda esto como la forma de asegurar que un flujo tome el cambio correctamente.

Qué puedes automatizar

El conector entrega los siguientes disparadores. Los nombres son los que ves en la lista de disparadores de Power Automate:

Disparador	Se activa cuando
New answer v2 (Forms)	Se termina de enviar una respuesta de formulario, con cada pregunta disponible como su propio contenido dinámico
New answer (Forms) (deprecated)	Se envía una respuesta de formulario. Se mantiene para que los flujos ya armados sobre él sigan funcionando
New PDF (Forms)	Se genera un documento PDF
Status changed (Forms)	Una respuesta de formulario cambia de estado
New assigned task (Tasks)	Se asigna una tarea
New ticket (Tickets)	Se registra un ticket
Status changed (Tickets)	Un ticket cambia de estado
Completed signature (Signatures)	Se completa la firma de un documento
Rejected signature (Signatures)	Se rechaza una solicitud de firma
Updated signature (Signatures)	Se actualizan las firmas de un documento

Cada disparador entrega los datos del evento como contenido dinámico, listos para usar en los pasos siguientes del flujo sin necesidad de procesar el JSON manualmente.

El conector también entrega las siguientes actions, para que un flujo pueda actuar sobre DataScope y no solo reaccionar a sus eventos:

Action	Qué hace
Assign Task	Asigna una tarea de un formulario a un usuario, opcionalmente agendándola
Change Form Status	Cambia el estado de una respuesta de formulario
Modify Form Answer	Crea o modifica una respuesta dentro de un formulario
Send Data	Genera una nueva respuesta de formulario y su PDF a partir de una plantilla existente
Create Ticket	Crea un nuevo ticket

El disparador New answer v2

New answer v2 (Forms) es el disparador que conviene usar al armar un flujo nuevo sobre una respuesta de formulario. Se activa cuando la respuesta llega completa a DataScope, y sus campos llegan como contenido dinámico que puedes elegir directamente en los pasos siguientes, sin agregar un paso Parse JSON ni pegar un esquema. Las tablas repetibles llegan como una lista de ítems de la respuesta, uno por pregunta y por repetición: pon un Apply to each sobre esa lista y cada ítem trae como contenido dinámico su pregunta, su valor y su número de fila (subform_index, que cuenta desde 0).

El disparador anterior, New answer (Forms), queda obsoleto, pero no se elimina. Los flujos que ya están armados sobre él siguen funcionando igual que hoy, y no hay plazo para dejarlo. Lo que cambia es que ya no se ofrece al armar un flujo nuevo, así que lo nuevo parte en v2.

Para pasar un flujo existente, arma el nuevo en paralelo, confirma que hace lo que esperas y solo entonces elimina el antiguo.

Tres cosas para tener en cuenta:

• Una pregunta con varias respuestas llega como una sola línea de texto. El acceso directo por pregunta siempre trae un valor único, así que un Checkbox se lee como los nombres de los elementos marcados, y un Checklist, un Número Lista Datos o un Texto Lista Datos como pares elemento: valor, separados en ambos casos por ;. Nada de eso viene escapado, así que conviene tratarlo como texto para mostrar o guardar, no para separar. Cuando necesites esos valores uno por uno, usa la lista de ítems de la respuesta, que trae cada uno como campo propio y con su elemento de la lista al lado.
• pdf_url es oportunista. El campo está, pero trae un valor solo cuando el PDF ya existe en el momento en que se entrega la respuesta. El disparador no espera a que el documento se genere, así que un flujo que usa pdf_url puede funcionar siempre en las pruebas y llegar vacío en producción. Si el flujo necesita el documento, ármalo sobre el disparador New PDF (Forms).
• La lista de campos es una instantánea. El contenido dinámico por pregunta que ve un flujo se captura cuando se configura el disparador. Si después se agregan o se eliminan preguntas del formulario, el flujo no las ve hasta que vuelvas a abrir el disparador y guardes el flujo de nuevo. Los campos de cabecera y la lista de ítems de la respuesta no se ven afectados, solo los accesos directos por pregunta.

Consideraciones importantes

• Una conexión activa por formulario. Los disparadores asociados a un formulario admiten una sola conexión activa a la vez. Si necesitas varios flujos sobre el mismo formulario, encadénalos desde un único disparador. New answer v2 (Forms) es la excepción: varios flujos pueden usarlo sobre el mismo formulario, y cada uno recibe su propia entrega.
• Los disparadores de tickets operan a nivel de cuenta. Admiten una sola conexión activa por cuenta.
• Los campos disponibles varían según tu configuración. Algunos datos, como los de planificación o los campos extendidos de tareas, aparecen solo si esas funcionalidades están habilitadas en tu cuenta.
• El conector funciona en el entorno donde lo creaste. Si trabajas con varios entornos, repite la importación en cada uno.
• El disparador New answer (Forms) (deprecated) no se limpia solo. Si detienes o eliminas un flow que lo usa (hooks_flow), la suscripción no se elimina automáticamente del lado de DataScope. Para detenerlo por completo, también debes ir a app.mydatascope.com/integrations y eliminar ahí la conexión correspondiente. En el resto de los disparadores, incluido New answer v2 (Forms), la suscripción se elimina del lado de DataScope cuando se borra el flow o se edita su disparador, que es lo que garantiza Power Automate. Si detienes un flow de otra manera y quieres asegurarte de que no quede nada suscrito, elimina su conexión en esa misma página.

Si algo no funciona

• La conexión falla al crearse: verifica que la API Key esté completa y sin espacios al inicio o al final.
• El flujo no se dispara: revisa el historial del flujo en Power Automate. En los disparadores que admiten una sola conexión por formulario, confirma además que no exista otra conexión activa sobre ese formulario. Con New answer v2 (Forms), el flujo se ejecuta cuando la respuesta llega completa, y editar una respuesta no lo vuelve a ejecutar.
• No aparecen los campos esperados: algunos campos dependen de la configuración de tu cuenta. Escríbenos y lo revisamos contigo.

Para cualquier duda, escribe a soporte y te acompañamos en la configuración.