Conectar DataScope con Power Automate

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Esta guía explica cómo habilitar la integración de DataScope en Power Automate para automatizar tu operación en terreno: disparar flujos cuando se completa un formulario, cuando se genera un documento, cuando se asigna una tarea o cuando se registra un ticket.

Antes de empezar

Necesitas:

Una licencia de Power Automate que habilite conectores personalizados. Si no estás seguro, consúltalo con el administrador de tu tenant de Microsoft.
Permisos para crear conectores en el entorno de Power Automate donde vas a trabajar.
Tu API Key de DataScope. La obtienes desde app.mydatascope.com/integrations, en la sección Integraciones de tu cuenta.
El archivo apiDefinition.swagger.json que te entregamos junto con esta guía.

Paso 1: crear el conector

Entra a make.powerautomate.com e inicia sesión.
Selecciona el entorno donde quieres crear el conector, arriba a la derecha.
En el menú lateral, abre Más y luego Descubrir todo.
Selecciona Conectores personalizados.
Haz clic en Nuevo conector y elige Importar un archivo de OpenAPI.
Escribe un nombre para el conector, por ejemplo DataScope, selecciona el archivo apiDefinition.swagger.json y continúa.

Paso 2: revisar la configuración general

El archivo ya trae configurado el host, la ruta base y la descripción, así que no necesitas modificar nada en esta pantalla.

Si quieres que el conector muestre el logo de DataScope, descarga el ícono de DataScope (PNG) y súbelo en el campo de ícono, luego define el color de fondo. Es opcional y solo afecta la apariencia.

Paso 3: configurar la autenticación

El archivo ya declara el tipo de autenticación. Verifica que la pantalla de seguridad muestre:

Tipo de autenticación: Clave de API
Nombre del parámetro: Authorization
Ubicación: Encabezado

Continúa hasta el final del asistente y selecciona Crear conector.

Paso 4: crear la conexión

Al usar el conector por primera vez en un flujo, Power Automate te pedirá una conexión. Pega ahí tu API Key de DataScope.

Cada usuario que arme flujos necesita crear su propia conexión con la API Key de su cuenta.

Actualizar a una versión más nueva del conector

Cuando publicamos una versión nueva de apiDefinition.swagger.json (por ejemplo, para agregar un disparador o corregir un campo), no necesitas crear un conector nuevo — actualizas el que ya existe:

En make.powerautomate.com, ve a Datos > Conectores personalizados.
Abre el conector de DataScope, luego abre su editor de Swagger (o vuelve a importar el archivo desde la pestaña General, según la versión del portal en la que estés).
Reemplaza la definición con el archivo nuevo y selecciona Actualizar conector.

Algunas cosas que vale la pena saber antes de hacer esto:

Esto actualiza el conector para todos en el entorno, no solo para ti — no es algo acotado a un solo flujo.
Los disparadores ya configurados siguen funcionando mientras su operación subyacente no haya cambiado. Los disparadores nuevos quedan disponibles para agregar a flujos; los que ya existen no se agregan ni se quitan automáticamente de los flujos que ya los usan.
Revisa el ícono, el color de fondo y la configuración de autenticación después de actualizar. La documentación de Microsoft no confirma explícitamente si volver a importar un archivo siempre preserva eso, así que trátalo como "verifica, no asumas" en vez de algo garantizado.
Si el disparador de un flujo deja de comportarse como esperas después de una actualización, elimina y vuelve a crear la conexión de ese disparador en el flujo afectado. La propia guía de Microsoft para actualizar la definición de un conector personalizado recomienda esto como la forma de asegurar que un flujo tome el cambio correctamente.

Qué puedes automatizar

El conector entrega los siguientes disparadores:

Disparador	Se activa cuando
Nueva respuesta	Se envía una respuesta de formulario
Nuevo PDF	Se genera un documento PDF
Cambio de estado	Una respuesta de formulario cambia de estado
Nueva tarea asignada	Se asigna una tarea
Nuevo ticket	Se registra un ticket
Cambio de estado de ticket	Un ticket cambia de estado
Firma completada	Se completa la firma de un documento
Firma rechazada	Se rechaza una solicitud de firma
Firma actualizada	Se actualizan las firmas de un documento

Cada disparador entrega los datos del evento como contenido dinámico, listos para usar en los pasos siguientes del flujo sin necesidad de procesar el JSON manualmente.

Consideraciones importantes

Una conexión activa por formulario. Los disparadores asociados a un formulario admiten una sola conexión activa a la vez. Si necesitas varios flujos sobre el mismo formulario, encadénalos desde un único disparador.
Los disparadores de tickets operan a nivel de cuenta. Admiten una sola conexión activa por cuenta.
Los campos disponibles varían según tu configuración. Algunos datos, como los de planificación o los campos extendidos de tareas, aparecen solo si esas funcionalidades están habilitadas en tu cuenta.
El conector funciona en el entorno donde lo creaste. Si trabajas con varios entornos, repite la importación en cada uno.
El disparador "Nueva respuesta" no se limpia solo al apagarlo. Si detienes o eliminas un flow que usa el disparador "Nueva respuesta" (hooks_flow), la suscripción no se elimina automáticamente del lado de DataScope. Para detenerlo por completo, también debes ir a app.mydatascope.com/integrations y eliminar ahí la conexión correspondiente. El resto de los disparadores (formularios, PDFs, tareas, tickets, firmas) sí se limpian automáticamente al apagar el flow en Power Automate.

Si algo no funciona

La conexión falla al crearse: verifica que la API Key esté completa y sin espacios al inicio o al final.
El flujo no se dispara: confirma que no exista otra conexión activa sobre el mismo formulario, y revisa el historial del flujo en Power Automate.
No aparecen los campos esperados: algunos campos dependen de la configuración de tu cuenta. Escríbenos y lo revisamos contigo.

Para cualquier duda, escribe a soporte y te acompañamos en la configuración.