Conectar DataScope con Zapier

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Esta guía explica cómo conectar DataScope con Zapier para automatizar tu operación en terreno: disparar Zaps cuando se completa un formulario, cuando se genera un documento, cuando se asigna una tarea o cuando se registra un ticket, y actuar sobre DataScope desde las otras aplicaciones que ya usas.

Antes de empezar

Necesitas:

Una cuenta de Zapier con permisos para crear Zaps en el espacio de trabajo donde vas a trabajar.
Tu API Key de DataScope. La obtienes desde app.mydatascope.com/integrations, en la sección Integraciones de tu cuenta, en la pestaña API Key.
Al menos un formulario publicado en DataScope. La mayoría de los disparadores y de las actions te piden elegir un formulario, y la lista se llena con los formularios de tu cuenta.

Paso 1: crear el Zap

Entra a la app de DataScope en Zapier e inicia sesión.
Selecciona Create Zap, o parte de una de las plantillas listadas en esa página. La sección Integraciones de DataScope lista las mismas plantillas, agrupadas por caso de uso.
En el paso del disparador, busca DataScope Forms y selecciónalo.
Elige el evento al que quieres reaccionar, de la lista en Qué puedes automatizar.

Paso 2: crear la conexión

La primera vez que uses DataScope en un Zap, Zapier te pedirá una conexión y te mostrará un solo campo, Token Key. Pega ahí tu API Key de DataScope.

Pégala tal como DataScope te la muestra, sin espacios al inicio ni al final. Si la conexión se acepta pero después el disparador no devuelve ningún dato, la API Key es lo primero que conviene revisar.

La conexión pertenece a tu cuenta de Zapier y puedes reutilizarla en todos los Zaps que armes. Cada persona que arme Zaps necesita su propia conexión, con la API Key de su cuenta.

Paso 3: elegir el formulario

La mayoría de los disparadores muestran una lista Form con los formularios de tu cuenta. Aunque el campo sea opcional, elige un formulario igual.

Paso 4: probar y activar el Zap

El botón Test trigger de Zapier trae los últimos eventos que calzan con el disparador, así que necesita al menos uno para mostrarte datos de ejemplo. Si tu cuenta todavía no tiene ninguno, envía una respuesta de formulario, genera un documento o asigna una tarea, según el disparador que elegiste, y prueba de nuevo.

Cuando los datos de ejemplo se vean bien, agrega los pasos siguientes y publica el Zap. La suscripción del lado de DataScope se crea al activar el Zap, no mientras lo estás editando.

Qué puedes automatizar

La app de DataScope entrega los siguientes disparadores. Los nombres son los que ves en la lista de disparadores de Zapier:

Disparador	Se activa cuando	Campo Form
Forms: New Form Entry	Se envía una respuesta de formulario	Obligatorio
Forms: New PDF	Se genera un PDF por respaldo por email o por autonotificación	Opcional, elige uno
Forms: Status Changed	Una respuesta de formulario cambia de estado	Opcional, elige uno
Tasks: New Assigned Task	Se asigna una tarea	Obligatorio
Signatures: New Completed Signature	Todos los firmantes firmaron el documento	Opcional, elige uno
Signatures: New Rejected Signature	Un firmante rechaza la solicitud de firma	Opcional, elige uno
Signatures: Updated Signature	Cambian las firmas de un documento y todavía quedan pendientes	Opcional, elige uno
Tickets: New Ticket (FKA Issue)	Se crea un ticket	No aplica, es a nivel de cuenta
Tickets: Changed Status (FKA Issue)	Un ticket cambia de estado	No aplica, es a nivel de cuenta

Cada disparador entrega los datos del evento como campos individuales, listos para mapear en los pasos siguientes del Zap sin tener que procesar el JSON manualmente. En el caso de las respuestas de formulario, cada pregunta llega como su propio campo, con su nombre, su tipo y su valor.

La app también entrega las siguientes actions, para que un Zap pueda actuar sobre DataScope y no solo reaccionar a sus eventos:

Action	Qué hace
Tasks: Assign Task V2	Asigna una tarea de un formulario a un usuario, opcionalmente agendándola y vinculándola a una ubicación o a un lugar
Tasks: Assign Task V1 [Legacy]	La versión anterior de la misma action, se mantiene para que los Zaps existentes sigan funcionando
Forms: Send Data / New Answer [Beta]	Genera una nueva respuesta de formulario y su PDF a partir de un formulario existente usado como plantilla
Change Form Status	Cambia el estado de una respuesta de formulario, identificada por nombre y código de formulario
Modify Form Answer	Crea o modifica una respuesta puntual dentro de un formulario ya enviado
Tickets: Create Ticket (FKA Issue)	Crea un ticket, opcionalmente tomando sus valores por defecto de un Ticket Type

Assign Task: V1 o V2

Usa V2 para todo lo nuevo. Hace todo lo que hace V1, y además:

Acepta el signo más en el email del usuario, así que usuario+obra@ejemplo.com resuelve al usuario correcto.
Puede apuntar al módulo de lugares nuevo, no solo al antiguo.
Puede encontrar una ubicación o un lugar existente por su ID interno, que es lo que necesitas cuando varios lugares comparten el nombre.

V1 sigue disponible para que los Zaps creados sobre ella sigan corriendo. No hay migración automática: si quieres pasar un Zap de V1 a V2, reemplaza el paso de la action y vuelve a mapear los campos.

Locations o Places

Tasks: Assign Task V2 y Tickets: Create Ticket tienen un campo Location Type con dos opciones, y las dos acciones no se comportan igual. En Assign Task V2:

Location Type	Comportamiento cuando nada coincide
Locations (old module, legacy)	El lugar se crea en DataScope a partir del Location Name y de los demás campos de ubicación que enviaste. Sin Location Name no hay con qué crearlo, así que la tarea se asigna sin lugar
Places (new module)	No se crea nada. La tarea no se asigna y el Zap falla con `nestable location not found`

Tickets: Create Ticket nunca crea un lugar, con ninguna de las dos opciones. Si el lugar que envías no coincide con un registro existente, el ticket se crea sin lugar asociado y el Zap reporta éxito. Solo busca por Location ID y después por Location Name.

Locations es la opción por defecto, así que los Zaps existentes siguen funcionando sin cambios. Si eliges Places, crea el lugar en DataScope antes de que corra el Zap.

En Assign Task V2 la ubicación se busca en este orden: Location / Place ID, después Location Code, después Location Name y después Location Address. Gana la primera que calza.

El resto de los campos de ubicación, Location Phone, Location Email, Company Name, Company Legal ID, Latitude y Longitude, aplican solo al módulo de lugares antiguo, donde se guardan en el lugar que se encontró o se creó. Se ignoran con Places, porque los lugares nunca se modifican desde esta action.

Send Data / New Answer está en Beta

Forms: Send Data / New Answer crea una respuesta de formulario a partir de un formulario existente, lo que la hace útil para traer a DataScope datos capturados en otra parte. Tres cosas que conviene tener en cuenta:

El PDF se genera solo si completas el campo Emails. Ese campo es el que envía el documento, y generarlo es parte de enviarlo. Si lo dejas vacío, obtienes la respuesta de formulario sin PDF.
No dispara el resto de la cadena de automatización. La sincronización con Google Sheets, la firma automática y los webhooks de respuestas de formulario no corren para una respuesta creada así, por lo que un Zap que reacciona a Forms: New Form Entry no la va a ver. Forms: New PDF es la excepción: si completas el campo Emails, ese Zap sí se dispara.
No todos los tipos de pregunta están soportados por completo, así que algunos campos pueden no quedar como esperas. Prueba con el formulario que vas a usar de verdad.

Consideraciones importantes

Un Zap activo por formulario y por disparador, con una excepción. Forms: New PDF, Forms: Status Changed, Tasks: New Assigned Task y los tres disparadores de firma admiten una sola suscripción activa por formulario. Activar un segundo Zap con el mismo disparador sobre el mismo formulario se rechaza con un error que nombra el tipo de disparador y te pide eliminar el anterior. Disparadores distintos sobre el mismo formulario no son problema, y tampoco el mismo disparador sobre formularios distintos. Forms: New Form Entry no pasa por esa validación: un segundo Zap sobre el mismo formulario se acepta, y después los dos reciben todos los envíos. Agrega pasos a un solo Zap en vez de eso.
Si necesitas que pasen varias cosas con un mismo evento, agrega pasos a un solo Zap en vez de crear un segundo Zap con el mismo disparador y formulario.
Los disparadores de tickets operan a nivel de cuenta. Tickets: New Ticket y Tickets: Changed Status cubren todos los tickets de la cuenta y admiten un Zap activo por cuenta cada uno. No tienen campo Form.
Los campos disponibles varían según tu configuración. Algunos datos, como los de identidad de los firmantes o los campos extendidos de tareas, aparecen solo si esas funcionalidades están habilitadas en tu cuenta.
Los datos de ejemplo de un disparador no son la lista completa de campos. Zapier arma la lista a partir de los eventos recientes, así que una pregunta que nadie respondió todavía, o un campo opcional que llegó vacío, puede no aparecer hasta que lo haga. Envía una respuesta representativa antes de mapear los pasos siguientes.
El disparador Forms: New Form Entry es visible del lado de DataScope. Se registra en la lista de Webhooks de app.mydatascope.com/integrations. El resto de los disparadores no aparece en esa lista.

Si algo no funciona

La conexión se acepta pero nada funciona: la prueba de conexión no rechaza de forma confiable una API Key incorrecta, así que una clave mala aparece más tarde como un disparador que no devuelve ningún dato. Vuelve a copiar la clave desde la sección Integraciones, sin espacios al inicio ni al final, y reemplaza la conexión.
Al activar el Zap falla diciendo que el hook ya existe: otro Zap de tu cuenta, quizás armado por otra persona, ya usa ese disparador sobre ese formulario. Apaga el Zap más antiguo y luego activa este. Si el error persiste, escríbenos y limpiamos la suscripción que quedó.
Test trigger no devuelve datos: el disparador lee eventos recientes, así que una cuenta que todavía no tiene ninguno no tiene nada que mostrar. Genera uno y prueba de nuevo.
El Zap nunca se dispara: confirma que haya un formulario seleccionado en el disparador, que el Zap esté activo, y revisa el historial del Zap en Zapier. Un evento que llegó mientras el Zap estaba apagado no se reenvía.
Un Zap que apagaste sigue recibiendo datos: si el disparador es Forms: New Form Entry, abre la lista de Webhooks en app.mydatascope.com/integrations y elimina ahí la entrada.
No aparecen los campos esperados: algunos campos dependen de la configuración de tu cuenta. Escríbenos y lo revisamos contigo.

Para cualquier duda, escribe a soporte y te acompañamos en la configuración.

Historial de versiones

Versiones de la app de DataScope en Zapier, de la más nueva a la más antigua. Un Zap sigue corriendo con la versión con la que fue creado, así que un Zap antiguo puede comportarse distinto a uno nuevo creado con el mismo disparador, y en cualquiera de los dos casos no hay nada que instalar ni actualizar de tu lado. Algunas versiones se liberan a cuentas seleccionadas antes de pasar a ser la predeterminada para los Zaps nuevos, así que la versión detrás de tu Zap no siempre es la actual.

Dos números, 2.0.0 y 2.1.0, nunca se publicaron. Por eso las notas de publicación registradas en 2.0.1 y 2.1.1 describen solo la diferencia respecto a un draft que ya no existe. Los bullets de abajo describen, en cambio, la diferencia respecto a la versión publicada anterior.

DataScope registra la versión que reporta la app cuando activas el Zap y se crea la suscripción, y usa ese número para decidir por dónde entrega los eventos: por debajo de 2.0.0 la vía anterior, en 2.0.0 o superior la vía actual. Como nunca se publicó una 2.0.0, en la práctica todos los Zaps de la línea 1.14 usan la vía anterior y todos los de la línea 2.x usan la actual. El número registrado solo cambia cuando la suscripción se vuelve a crear, así que apagar y volver a activar un Zap lo vuelve a registrar. Forms: New Form Entry es anterior a las suscripciones con versión y siempre usa la vía anterior.

2.1.3 (liberada a cuentas seleccionadas)

Agrega el campo Location Type en Tasks: Assign Task V2 y en Tickets: Create Ticket, con la opción Places (new module) junto a la de Locations antigua.
Agrega Find Location / Place by ID en Tasks: Assign Task V2, para que una tarea pueda apuntar a un lugar existente por su ID interno.

2.1.2 (predeterminada para los Zaps nuevos)

Agrega la action Tasks: Assign Task V2 y renombra la anterior como Tasks: Assign Task V1 [Legacy]. La V2 acepta direcciones de email de usuario que contienen el signo más.

2.1.1

Renombra los dos disparadores de tickets. Findings: New Finding pasa a Tickets: New Ticket (FKA Issue), y Findings: Changed Status pasa a Tickets: Changed Status (FKA Issue).
Agrega la action Tickets: Create Ticket (FKA Issue).
Corrige un error con la fecha de creación y con la fecha de expiración relativa.

2.0.2

El Location Name deja de ser obligatorio en la action Assign Task.
Cambia algunos tipos de campos de salida.

2.0.1

La primera versión publicada de la línea 2.x, y la primera con los tres disparadores de firma y los dos de tickets, que en ese momento se llamaban Findings: New Finding y Findings: Changed Status.
Consolida lo que los drafts de 1.14 habían agregado por separado: el disparador de estado, la action Send Data, y los campos de obligatoriedad y de respuesta tardía en Assign Task.
Antepone su área al nombre de cada disparador y de cada action: Forms:, Tasks: o Signatures:.
Mejora un valor por defecto.

1.14.3

Agrega Make this task mandatory y Allow the task to be answered after the due date has been reached a la action Assign Task.
No trae el disparador Status Changed ni la action Send Data que sí tiene 1.14.2, así que un Zap en esta versión tiene tres disparadores y tres actions.

1.14.2

Agrega la action Send Data.
Renombra el disparador Change Status como Status Changed, y su campo Form pasa a ser opcional.

1.14.1

Agrega el disparador Change Status.

1.14.0

La base de la línea 1.14: New Form Entry, New Assigned Task y New PDF como disparadores, y Assign Task, Change Form Status y Modify Form Answer como actions. Acá Assign Task exige un Location Name.
Los tres disparadores de firma, los dos de tickets, Assign Task V2 y Create Ticket existen solo en la línea 2.x. Para usar cualquiera de ellos, vuelve a crear el Zap para que tome la versión actual.